Quản lý đơn nhập hàng nhiều nguồn không lệch kho

Quản lý đơn nhập hàng nhiều nguồn dễ rối khi một mã được mua từ nhà cung cấp trong nước, đại lý khu vực và nguồn nhập khẩu với thời gian về khác nhau. Hàng đặt 500 chiếc chưa có nghĩa kho sẽ nhận đủ 500 chiếc trong một lần. Nếu bảng theo dõi chỉ có đã đặt và đã về, đội mua hàng không thấy phần giao thiếu, hàng chờ kiểm hay chi phí đang treo. Quy trình đúng phải nối yêu cầu mua, đơn đặt, chuyến hàng, phiếu nhận và công nợ. Xem thêm về giải pháp của MONA.

1. Chuẩn hóa mã hàng và mã nhà cung cấp trước khi đặt

Mỗi hàng hóa cần một mã nội bộ riêng, sau đó mới ánh xạ sang mã của từng nhà cung cấp. Cùng một linh kiện có thể được bên A gọi SP-01, bên B gọi X100; kho vẫn nhận bằng mã chung của doanh nghiệp. Bảng ánh xạ phải ghi quy cách thùng, đơn vị mua, đơn vị tồn và tỷ lệ quy đổi.

Hồ sơ nhà cung cấp cần có thời gian chuẩn bị, số lượng đặt tối thiểu, lịch nghỉ, điều kiện giao và đầu mối xử lý. Những trường này giúp tính ngày dự kiến thực tế. Nếu nguồn nhập khẩu cần 25 ngày còn nguồn nội địa cần 4 ngày, đề nghị mua phải chọn đúng nguồn thay vì chỉ so giá một chiếc.

Đơn vị tính là chỗ hay gây lệch. Nhà cung cấp báo giá theo thùng 24 chai, kho lại đếm chai; hệ thống phải lưu cả hai và quy đổi tự động. Khi quy cách đổi thành 20 chai một thùng, cần tạo phiên bản mới có ngày hiệu lực, không sửa ngược dữ liệu của đơn cũ.

2. Tách yêu cầu mua, đơn đặt và từng đợt giao

Yêu cầu mua cho biết bộ phận cần gì, số lượng bao nhiêu và cần trước ngày nào. Sau khi được duyệt, một yêu cầu có thể tách thành hai đơn đặt cho hai nguồn để giảm rủi ro. Ngược lại, nhiều yêu cầu cùng mã có thể gom vào một đơn mua. Giữ ba lớp này giúp truy được nhu cầu ban đầu mà vẫn linh hoạt khi thương lượng.

Mỗi đơn đặt phải có số lượng, giá, thuế hoặc khoản liên quan, điều kiện thanh toán, ngày giao dự kiến và quy tắc chấp nhận giao thiếu. Khi nhà cung cấp xác nhận chỉ giao 300 trong 500 chiếc, hệ thống tạo đợt giao đầu 300 và phần còn lại 200 vẫn mở. Không đóng toàn bộ đơn chỉ vì đã nhận một chuyến.

Với hàng đang vận chuyển, cần lưu số kiện, phương tiện hoặc mã theo dõi, ngày rời nguồn, các mốc trung chuyển và ngày về dự kiến. Khi mốc thay đổi, người lập kế hoạch tồn được báo. Bộ phận bán không nên hứa dựa trên ngày đặt ban đầu nếu chuyến hàng đã trễ.

3. Nhận hàng theo ba vùng: chờ kiểm, đạt và không đạt

Một phần mềm quản lý đơn cần tách hàng vừa dỡ khỏi tồn bán được. Nhân viên nhận quét đơn đặt, đếm số thực, chụp tình trạng kiện và đưa vào vùng chờ kiểm. Chỉ phần đạt tiêu chí mới chuyển sang tồn khả dụng; phần hỏng, sai mẫu hoặc thiếu chứng từ nằm ở khu cách ly.

Phiếu nhận phải so ba số: số đặt, số nhà cung cấp báo giao và số kho thực nhận. Ví dụ đơn đặt 500, phiếu giao 300 nhưng kho đếm 296 thì hệ thống ghi thiếu bốn ở chính đợt đó. Bốn chiếc không được cộng vào phần nhà cung cấp còn nợ 200 một cách mơ hồ; hai chênh lệch có nguyên nhân khác nhau.

Kết quả kiểm cần theo mẫu hàng. Với vật tư, có thể kiểm quy cách, số lô và hạn; với nội thất, kiểm màu, kích thước và bề mặt; với hàng điện tử, kiểm số sê-ri cùng tình trạng niêm phong. Danh sách tiêu chí nằm trên phiếu để ca nào cũng kiểm giống nhau.

Khi trả hàng, tạo một giao dịch ngược tham chiếu phiếu nhận, không xóa số đã nhập. Hồ sơ giữ số lượng trả, lý do, bằng chứng, phương án đổi hoặc khấu trừ công nợ. Tồn và kế toán nhìn cùng một sự kiện.

4. Phân bổ chi phí vào đúng lô để biết giá vốn

Giá mua chỉ là một phần. Lô nhập còn có vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, phí dịch vụ và khoản hao hụt được duyệt. Cần có quy tắc phân bổ theo số lượng, khối lượng, thể tích hoặc giá trị. Một quy tắc được chốt trước sẽ tránh việc kế toán chia tay khác nhau mỗi tháng.

Khi một chuyến chở nhiều đơn, chi phí chuyến được phân xuống từng dòng hàng, nhưng vẫn giữ tệp gốc để đối chiếu. Chi phí chưa về đủ được ghi tạm và đánh dấu cần cập nhật. Các bài nghiệp vụ tại MONA có thể giúp đội dự án tham khảo cách nối kho, đơn và báo cáo; công thức giá vốn cuối cùng vẫn phải được kế toán doanh nghiệp duyệt.

Đối soát nhà cung cấp cần theo đơn và đợt giao. Kho xác nhận số đạt, mua hàng xác nhận điều kiện, kế toán đối chiếu hóa đơn và khoản trả trước. Chỉ thanh toán phần đến hạn đã đủ chứng từ. Một bảng tổng công nợ không mở xuống phiếu nhận sẽ khó bắt sai lệch.

5. Dùng báo cáo giao thiếu và giao trễ để chọn nguồn

Đánh giá nhà cung cấp không nên chỉ dựa vào giá. Hãy theo dõi tỷ lệ giao đúng ngày, tỷ lệ giao đủ, số hàng không đạt, thời gian xử lý đổi và độ lệch chứng từ. Mỗi số được tính từ đơn đặt cùng phiếu nhận, không dựa vào cảm nhận của người mua hàng.

Báo cáo cần tách theo mã hàng và thời kỳ. Một nhà cung cấp giao linh kiện tốt nhưng giao bao bì kém vẫn có thể giữ cho nhóm phù hợp. Nếu nguồn nhập chậm theo mùa, kế hoạch đặt cần tăng thời gian đệm trước giai đoạn đó, thay vì gắn nhãn kém cho cả năm.

Bắt đầu bằng 30 mã mua thường xuyên và ba nguồn lớn. Chuẩn hóa đơn vị, mở đơn còn lại và kiểm đủ từng đợt trong bốn tuần. Quản lý đơn nhập hàng nhiều nguồn đạt hiệu quả khi người mua biết phần nào đang ở đâu, kho chỉ bán hàng đã đạt và kế toán truy được giá vốn từ từng chứng từ thay vì ghép lại cuối tháng.