Top 10 kinh nghiệm thực tế về logistics là điều người mới order hàng Trung Quốc nên nắm trước khi nhập lô đầu tiên. Khi mới bắt đầu, nhiều bạn nghĩ việc khó nhất là chọn đúng sản phẩm. Thực tế, sau khi chốt được hàng, phần khiến người ta mất ngủ lại là làm sao đưa kiện hàng về tới tay an toàn, đúng hạn và không phát sinh thêm chi phí. Bài viết này tổng hợp 10 kinh nghiệm chúng tôi đã đúc kết qua nhiều đơn hàng thực tế, tập trung vào vận chuyển, kho bãi và theo dõi kiện từ Trung Quốc về Việt Nam.
Vì sao chúng tôi chọn 10 kinh nghiệm này
Chúng tôi cố gắng loại bỏ những lời khuyên nghe thì hợp lý nhưng khó áp dụng. Mỗi kinh nghiệm dưới đây đều có lý do cụ thể và đối tượng nên làm theo. Với những điểm phụ thuộc vào đơn vị vận chuyển hay thời điểm trong năm, chúng tôi sẽ nói rõ là bạn cần kiểm chứng thêm trước khi quyết định.
Top 10 kinh nghiệm thực tế về logistics: ghi chứng từ đúng ngay từ đầu
Chứng từ là thứ hải quan đọc đầu tiên. Có thể hiểu hóa đơn đơn giản như bản kê khai hàng hóa của bạn. Nếu tên hàng, số lượng hay trọng lượng ghi trên đó lệch với thực tế, kiện hàng rất dễ bị giữ lại để kiểm tra. Có một lô hàng đội ngũ từng hỗ trợ bị chậm gần hai tuần chỉ vì một con số bị ghi nhầm, và chi phí phát sinh không hề nhỏ.
Bạn nên ghi tên hàng bằng cả tiếng Việt lẫn tiếng Trung nếu có thể. Số lượng, trọng lượng và kích thước phải khớp với kiện thực tế. Đừng chỉ lưu ảnh chụp chứng từ trên điện thoại, hãy giữ bản gốc hoặc file rõ ràng. Quy định khai báo có thể thay đổi theo thời điểm, nên trước mỗi lô lớn bạn hãy hỏi lại đơn vị vận chuyển.
Chọn phương thức vận chuyển theo loại hàng
Không có phương thức nào tốt nhất cho mọi loại hàng. Các lựa chọn phổ biến gồm:
- Đường bộ: chi phí dễ chịu, phù hợp hàng số lượng lớn đi theo tuyến ổn định.
- Đường biển: tiết kiệm đáng kể khi hàng nặng và cồng kềnh, đổi lại thời gian kéo dài hơn.
- Đường hàng không: nhanh nhưng giá cao, thường chỉ phù hợp hàng nhẹ, giá trị cao hoặc cần lên kệ gấp.
Thời gian và giá thực tế thay đổi theo mùa vụ và tuyến đường, nên đừng tin vào con số chung chung. Hãy xin báo giá cụ thể cho tuyến của bạn rồi mới so sánh.
Đóng gói chắc tay và dán nhãn để đối chiếu
Hàng về tới kho thường đã qua nhiều lần bốc dỡ. Một thùng carton mỏng có thể ổn bên ngoài nhưng dễ méo, móp khi bị xếp chồng nhiều tầng. Đóng gói kỹ hơn làm chi phí tăng lên một chút, nhưng bạn sẽ ít phải xử lý hàng hỏng và ít tranh cãi với đơn vị vận chuyển hơn.
Đội ngũ chúng tôi luôn khuyên dán nhãn mã đơn ở cả hai mặt kiện hàng. Khi kiện bị tách ra hoặc đổi chỗ trong kho, nhãn chính là cách nhanh nhất để đối chiếu lại với đơn.
Kiểm tra ngay khi nhận và chụp ảnh tình trạng
Ngay khi hàng về, hãy đếm số kiện trước. Nếu vỏ ngoài có dấu hiệu bất thường như ướt, rách hay móp, đừng vội ký nhận. Chụp ảnh tình trạng bên ngoài trước khi mở, sau đó mở ra và chụp tiếp bên trong. Những tấm ảnh này là bằng chứng quan trọng nếu bạn cần khiếu nại đền bù sau này.
Theo dõi lộ trình qua mã vận đơn
Mã vận đơn giúp bạn biết kiện hàng đang ở chặng nào. Nên kiểm tra định kỳ, đặc biệt ở các chặng cửa khẩu và kho trung chuyển, vì đây là nơi hàng hay nằm lâu nhất. Nếu trạng thái đứng yên quá lâu mà không có cập nhật, hãy hỏi đơn vị vận chuyển ngay thay vì chờ thêm vài ngày.
Dự trù chi phí phát sinh ngay từ báo giá
Giá cước chỉ là một phần của tổng chi phí. Hãy hỏi rõ các khoản sau khi xin báo giá:
- Phí lưu kho khi hàng về trước mà bạn chưa kịp nhận.
- Phí lưu bãi.
- Phí kiểm hóa.
Ví dụ đơn giản: hàng nhẹ dưới 10 kg thường tính theo kg và các phát sinh không lớn. Với hàng từ 10 đến 50 kg, nên hỏi giá theo khối hoặc theo lô. Hàng trên 50 kg cần báo giá riêng, đừng tự ước tính bằng cách nhân số kg với đơn giá quen thuộc. Các con số này chỉ mang tính tham khảo và cần đối chiếu với báo giá thực tế.
Hành trình một kiện hàng từ Trung Quốc về Việt Nam
Một kiện hàng thường đi qua kho bên Trung Quốc, sau đó đến cửa khẩu, rồi kho trung chuyển trong nước trước khi giao tới người nhận. Chặng dễ chậm nhất thường là cửa khẩu, nơi hàng phải chờ thủ tục. Bạn không kiểm soát hết các chặng này, nhưng hiểu trước lộ trình sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn khi tiến độ bị kéo dài.
Những sai lầm hay gặp khi tự lo logistics
- Thanh toán cước trước khi kiểm tra hàng.
- Chọn đơn vị chỉ vì giá rẻ nhất rồi bỏ qua chính sách đền bù.
- Không lưu chứng từ và ảnh chụp, nên khi có sự cố thì không có bằng chứng.
Ba điều này nghe đơn giản nhưng chúng tôi gặp lại rất thường xuyên ở người mới.
Đánh giá đơn vị vận chuyển theo tiêu chí nào
Bạn nên chọn đơn vị có báo giá minh bạch, nói rõ chính sách đền bù và có hệ thống tra cứu kiện hàng. Nếu đang tìm đơn vị hỗ trợ vận chuyển cho đơn nhập hàng Trung Quốc, bạn có thể tham khảo Top 7 nhóm công ty vận chuyển nên tham khảo cho người kinh doanh order Trung Quốc để so sánh báo giá và quy trình. Đừng chỉ đọc quảng cáo, hãy thử một đơn nhỏ trước khi gửi lô lớn.
Nếu cần công cụ quản lý đơn hàng trong quá trình vận hành, bạn có thể tìm hiểu thêm tại onsoft.vn. Dù dùng công cụ nào, điều quan trọng là có một nơi ghi chép tập trung cho mọi đơn.
Các nguồn hàng liên quan bạn có thể tham khảo
Sau khi nắm được logistics, bạn sẽ cần tìm nguồn hàng phù hợp để nhập. Chúng tôi đã tổng hợp kinh nghiệm cho nhiều nhóm sản phẩm, ví dụ kinh nghiệm tìm nguồn hàng máy chiết dung dịch tốt hay nguồn hàng phụ kiện máy tính Trung Quốc giá tốt, dễ kinh doanh. Bạn chọn nhóm hàng đang quan tâm để đọc thêm.
Câu hỏi thường gặp
Logistics nhập hàng Trung Quốc mất bao lâu?
Thời gian tùy thuộc phương thức và mùa vụ. Đường bộ thường nhanh hơn đường biển, còn đường hàng không là nhanh nhất. Hãy hỏi thời gian dự kiến cụ thể cho tuyến của mình để có kế hoạch bán hàng phù hợp.
Hàng nhẹ và hàng cồng kềnh nên chọn phương thức nào?
Hàng nhẹ, giá trị cao có thể cân nhắc đường hàng không để kịp tiến độ. Hàng cồng kềnh, nặng thường tiết kiệm hơn nếu đi đường biển hoặc đường bộ theo lô.
Làm sao biết đơn vị vận chuyển có uy tín?
Xem báo giá có minh bạch không, chính sách đền bù có rõ ràng không và đơn vị có hỗ trợ khi xảy ra sự cố hay không. Thử một đơn nhỏ trước là cách đáng tin nhất.
Có cần mua bảo hiểm cho kiện hàng không?
Nên cân nhắc, đặc biệt với hàng giá trị lớn hoặc dễ vỡ. Hãy hỏi kỹ điều khoản bảo hiểm, vì không phải trường hợp nào cũng được bồi thường như bạn mong đợi.
Nếu chỉ nhớ một điều, hãy kiểm tra chứng từ và kiện hàng ngay từ đầu, vì phần lớn rắc rối logistics đều bắt nguồn từ đó. Bắt đầu với một lô nhỏ, ghi chép lại từng bước, rồi mở rộng dần khi đã quen quy trình.
